Auditoría financiera para entidades sin ánimo de lucro y asociaciones

Las entidades sin ánimo de lucro y asociaciones también deben cumplir con exigencias contables y de transparencia, especialmente si reciben subvenciones o gestionan fondos públicos. En muchos casos, la auditoría financiera no es opcional.

Pero más allá de la obligación, una auditoría bien planteada puede convertirse en una herramienta para fortalecer la gestión, ganar credibilidad y proteger la misión de la entidad.

¿Cuándo es obligatoria una auditoría para una entidad sin ánimo de lucro?

Para determinar si una auditoría de asociaciones y entidades sin ánimo de lucro es obligatoria hay que revisar la forma jurídica, el ámbito territorial, la normativa aplicable y las condiciones de financiación. Gestionar un presupuesto elevado no constituye, por sí solo, una regla universal que obligue a todas las asociaciones a auditarse.

Cuatro comprobaciones antes de encargar el trabajo

• Forma jurídica y normativa: una asociación y una fundación pueden tener obligaciones diferentes. En las fundaciones debe identificarse si corresponde la regulación estatal o autonómica. La Ley de Fundaciones recoge los supuestos de auditoría de las fundaciones de competencia estatal.
• Subvenciones: conviene revisar tanto la normativa general como las bases, la convocatoria y la resolución de concesión. Recibir una ayuda no significa automáticamente que todas las cuentas de la entidad deban auditarse.
• Contratos y compromisos: un financiador puede solicitar un informe concreto. Antes de contratarlo, hay que comprobar su objeto, el período que cubre y quién debe emitirlo.
• Estatutos y acuerdos: la entidad puede haber asumido internamente la obligación de auditar sus cuentas aunque no exista una exigencia legal general para su caso.

El Reglamento de la Ley de Auditoría de Cuentas contiene supuestos relacionados con subvenciones y contratación pública. Su aplicación requiere comprobar todas las condiciones, el ejercicio afectado y el marco contable de la entidad; no basta con mirar una cifra de ingresos aislada.

Auditoría de cuentas y revisión de una subvención: qué diferencia hay

Esta distinción evita contratar un servicio que después no responda a lo solicitado. La auditoría de cuentas anuales examina el conjunto de las cuentas y termina con una opinión sobre si expresan la imagen fiel conforme al marco de información financiera aplicable.

La revisión de una cuenta justificativa se centra en una subvención y en los procedimientos previstos por sus bases y normativa. Puede incluir comprobaciones de gastos, pagos, financiación y documentación justificativa. Su alcance y su informe son distintos de los de una auditoría de las cuentas anuales.

Por ejemplo, una asociación que recibe financiación para un proyecto formativo puede necesitar un informe para justificar ese proyecto. Ese encargo no equivale, por sí mismo, a auditar todas las cuentas del ejercicio. Antes de pedir presupuesto, resulta útil facilitar al auditor la resolución de concesión y las instrucciones de justificación.

Qué se revisa en una asociación o fundación

Además de los saldos bancarios y las facturas, el trabajo debe atender a cómo funciona la entidad y a las condiciones de sus recursos. Las cuotas de socios, las donaciones y las subvenciones no siempre tienen el mismo tratamiento contable.

• Ingresos y fondos afectados: identificación del origen de los recursos y de las condiciones que limitan su utilización.
• Subvenciones: reconocimiento contable, gastos vinculados, justificación y posibles obligaciones de reintegro.
• Gastos y proyectos: criterios utilizados para distribuir costes compartidos entre actividades y coherencia de su aplicación.
• Personal y profesionales: documentación de los servicios, obligaciones pendientes y vinculación con los proyectos cuando corresponda.
• Patrimonio y deudas: existencia, valoración, vencimientos y compromisos asumidos.
• Memoria: explicación suficiente de las políticas contables, la actividad y otra información exigida por el modelo aplicable.

La auditoría proporciona una seguridad razonable, no absoluta. Tampoco sustituye la responsabilidad del órgano de gobierno de formular las cuentas ni garantiza la concesión de nuevas ayudas. Las incidencias relevantes que se detecten pueden ayudar a mejorar los procesos de la entidad.

Documentación que conviene preparar

Una carpeta organizada reduce consultas repetidas y permite detectar ausencias antes de que venza un plazo. Como punto de partida, conviene reunir:

• Estatutos vigentes, composición del órgano de gobierno y actas relevantes.
• Cuentas anuales, memoria, balance de sumas y saldos y libro mayor.
• Extractos bancarios, conciliaciones y detalle de saldos pendientes de cobro o pago.
• Resoluciones de subvenciones, convenios, bases reguladoras y justificaciones presentadas.
• Relación de donaciones y cuotas, con las condiciones asociadas cuando existan.
• Facturas, contratos y documentación de personal necesaria para las comprobaciones.
• Detalle de proyectos y criterios de reparto de los gastos comunes.

No se trata de enviar todos los documentos sin orden. Es preferible acordar un listado inicial, una persona de contacto y un calendario para completar las peticiones. La documentación con datos personales debe compartirse por un canal adecuado y con acceso limitado.

Cómo planificar el encargo sin prisas de última hora

El primer paso es aclarar qué informe se necesita y para cuándo. Después se acuerdan el alcance, la documentación y la coordinación con el cierre contable. Los plazos dependen del volumen de operaciones, la complejidad de los proyectos y la disponibilidad de información; no existe una duración válida para todas las ONG.

Si la entidad tiene varias subvenciones, conviene preparar un cuadro con el financiador, el período de ejecución, la fecha de justificación y el informe exigido. Así se pueden coordinar los trabajos sin confundir obligaciones distintas. Para entender los posibles resultados del encargo, puedes consultar nuestra guía sobre los tipos de informe de auditoría.

Preguntas frecuentes sobre auditoría de asociaciones

¿Una asociación pequeña está obligada a auditarse?

El tamaño no resuelve por sí solo la cuestión. Hay que revisar su normativa, financiación, estatutos y compromisos. Una asociación pequeña puede necesitar un informe específico para justificar una ayuda sin que eso implique una obligación general de auditar sus cuentas anuales.

¿Todas las fundaciones tienen las mismas obligaciones?

No. Debe identificarse la normativa estatal o autonómica aplicable y comprobar sus requisitos. También pueden existir exigencias derivadas de subvenciones o acuerdos con financiadores.

¿Podemos solicitar una auditoría voluntaria?

Sí. Puede ser útil para rendir cuentas ante socios, donantes o el patronato. Conviene definir previamente el ejercicio, las cuentas que se auditarán y la finalidad del informe, respetando los requisitos de independencia del auditor.

¿El auditor prepara las cuentas de la entidad?

La responsabilidad de preparar las cuentas corresponde al órgano competente de la entidad. El auditor las examina de forma independiente. Es importante distinguir ambas funciones al organizar el cierre y contratar los servicios.

¿Qué debemos enviar para obtener un presupuesto?

La forma jurídica, las últimas cuentas disponibles, una descripción de la actividad, el volumen aproximado de operaciones y el plazo previsto. Si el informe está ligado a una ayuda, añade las bases y la resolución para concretar el alcance.

Revisar el caso concreto antes de decidir

En ILO Auditors podemos ayudarte a identificar el encargo que necesita tu asociación o fundación y a planificar la documentación. Contacta con nuestro equipo para valorar la auditoría de tu entidad. Trabajamos desde L’Hospitalet de Llobregat y adaptamos la planificación a las características de cada organización.