Recibir una subvención implica también la obligación de justificar correctamente el destino de los fondos recibidos. Dependiendo de las bases reguladoras y de las condiciones de la ayuda, esta justificación puede requerir la presentación de una cuenta justificativa acompañada de un informe de auditor.
La auditoría de subvenciones permite revisar la documentación justificativa y comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos para la ayuda. Conocer qué documentación debe prepararse, qué revisa el auditor y cuáles son los errores más frecuentes puede ayudar a evitar incidencias, subsanaciones o posibles reintegros.
¿Qué es una auditoría de subvenciones?
La denominada auditoría de subvenciones consiste en la revisión de la documentación justificativa de una subvención por parte de un auditor, cuando así lo establecen las bases reguladoras de la ayuda.
En el ámbito del sector público estatal, la actuación del auditor en estos trabajos se regula por la Orden EHA/1434/2007, que establece las normas de actuación para la revisión de cuentas justificativas de subvenciones prevista en el artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.
En estos trabajos, el auditor revisa la cuenta justificativa y realiza las comprobaciones establecidas en la normativa aplicable, en las bases reguladoras y, en su caso, en la convocatoria o resolución de concesión.
Es importante diferenciar este trabajo de una auditoría de cuentas anuales. La revisión de la cuenta justificativa tiene un objeto y alcance específicos. Este trabajo no tiene la naturaleza de una auditoría de cuentas y el auditor no expresa una opinión de auditoría sobre la cuenta justificativa.
La actuación del auditor en estos trabajos se desarrolla conforme a la Orden EHA/1434/2007, que regula la actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones.
¿Cuándo se exige la auditoría de subvenciones?
No todas las subvenciones requieren la presentación de un informe de auditor. Para determinarlo es necesario revisar las bases reguladoras, la convocatoria y la resolución de concesión de cada ayuda.
La normativa contempla la posibilidad de justificar una subvención mediante una cuenta justificativa con aportación de informe de auditor. Cuando resulte aplicable esta modalidad, el beneficiario deberá presentar la documentación exigida y el correspondiente informe de auditor en los términos establecidos.
Por ello, antes de iniciar la justificación es importante comprobar:
- Qué modalidad de justificación exige la subvención.
- Si se requiere un informe de auditor.
- Qué gastos y actuaciones son subvencionables.
- El periodo de ejecución y el plazo de justificación.
- La documentación que debe conservarse y presentarse.
- Los procedimientos específicos que las bases reguladoras exijan al auditor.
Cuando resulte aplicable el artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, el auditor deberá estar inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), con las particularidades previstas en dicho artículo.
¿Qué revisan los auditores en la auditoría de subvenciones?
El trabajo del auditor dependerá de lo establecido en las bases reguladoras de la subvención y de los procedimientos que resulten aplicables al encargo. No se limita a comprobar que existen facturas, sino que revisa la documentación que sustenta la justificación presentada por el beneficiario.
Entre las comprobaciones que pueden formar parte del trabajo se encuentran:
- La cuenta justificativa preparada por el beneficiario.
- La relación clasificada de los gastos e inversiones vinculados a la actividad subvencionada.
- Las facturas y demás documentos justificativos de los gastos.
- Los justificantes de pago y su correspondencia con los gastos declarados.
- La correcta contabilización de las operaciones relacionadas con la subvención.
- El cumplimiento de los periodos de ejecución y justificación establecidos.
- La adecuación de los gastos a la naturaleza y finalidad de la ayuda.
- La posible existencia de otras subvenciones o fuentes de financiación para la misma actividad.
- El cumplimiento de otros requisitos específicos establecidos en las bases reguladoras.
El alcance concreto del trabajo puede variar de una subvención a otra. Por ello, es fundamental revisar las condiciones de cada ayuda antes de preparar la documentación justificativa.
Errores frecuentes al justificar una subvención
Una documentación incompleta o el incumplimiento de las condiciones establecidas puede generar incidencias durante la revisión de la subvención. Algunos de los errores que conviene evitar son:
- Presentar facturas o justificantes de pago incompletos o que no cumplen los requisitos exigidos.
- Incluir gastos no subvencionables o que no están suficientemente vinculados al proyecto.
- Realizar gastos o pagos fuera de los periodos establecidos.
- No poder acreditar adecuadamente la trazabilidad entre el gasto, su pago y el proyecto subvencionado.
- No identificar correctamente otras ayudas o fuentes de financiación relacionadas con la misma actividad.
- Incumplir requisitos específicos de contratación o selección de proveedores cuando resulten aplicables.
- No disponer de una adecuada contabilización de la subvención y de los gastos asociados.
- Presentar la justificación fuera de plazo.
- No conservar la documentación durante el periodo exigido por la normativa o por las condiciones de la ayuda.
Detectar estas incidencias antes de presentar la cuenta justificativa puede evitar requerimientos de subsanación y reducir el riesgo de que determinados gastos no sean admitidos.
Consejos prácticos para preparar la auditoría de subvenciones
Una buena organización desde el momento en que se concede la ayuda puede facilitar considerablemente su posterior justificación.
1. Organiza la documentación desde el inicio
Crea un expediente específico para cada subvención e incorpora las bases reguladoras, resolución de concesión, presupuesto aprobado, contratos, facturas, justificantes de pago y demás documentación relacionada con el proyecto.
2. Identifica correctamente los gastos subvencionados
Es recomendable poder relacionar claramente cada gasto con el proyecto y mantener una adecuada trazabilidad entre la documentación, la contabilidad y los pagos realizados.
3. Controla los plazos
Revisa desde el principio el periodo de ejecución, las fechas límite para realizar los gastos y pagos y el plazo de presentación de la justificación.
4. Revisa las condiciones específicas de la ayuda
No todas las subvenciones establecen los mismos requisitos. Comprueba las condiciones relativas a gastos subvencionables, contratación de proveedores, publicidad, financiación concurrente y demás obligaciones previstas en las bases.
5. Prepara la justificación antes de finalizar el plazo
Si la subvención requiere informe de auditor, disponer de la documentación con suficiente antelación permite detectar incidencias y solicitar aclaraciones o documentación adicional antes de presentar la justificación.
¿Qué ocurre si una subvención no se justifica correctamente?
Una justificación incorrecta, incompleta o presentada fuera de plazo puede tener consecuencias para el beneficiario. Estas dependerán de la naturaleza del incumplimiento y de lo establecido en la normativa y en las condiciones de la subvención.
Entre otras consecuencias, el órgano concedente puede:
- Solicitar la subsanación de la documentación presentada.
- Considerar determinados gastos como no subvencionables.
- Reducir el importe finalmente reconocido.
- Exigir el reintegro total o parcial de la subvención cuando concurran las causas legalmente previstas.
- Exigir, cuando proceda, los correspondientes intereses de demora.
- Iniciar un procedimiento sancionador si se producen infracciones tipificadas en la normativa de subvenciones.
Por ello, la preparación de la cuenta justificativa no debería dejarse para el último momento. Una adecuada organización documental y la revisión previa de las condiciones de la ayuda reducen considerablemente el riesgo de incidencias.
Preguntas frecuentes sobre auditoría de subvenciones
¿Qué es una auditoría de subvenciones?
La denominada auditoría de subvenciones consiste en la revisión de la documentación justificativa de una ayuda por parte de un auditor cuando así lo establecen las bases reguladoras. Uno de los sistemas previstos legalmente es la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor.
¿Todas las subvenciones necesitan un informe de auditor?
No. La necesidad de aportar un informe de auditor depende de lo establecido para cada subvención en sus bases reguladoras, convocatoria y resolución de concesión.
¿Quién puede realizar el informe de auditor de una subvención?
Cuando resulte aplicable la modalidad prevista en el artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, el informe debe realizarlo un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el ROAC, teniendo en cuenta las particularidades previstas en la propia normativa.
¿Qué documentación puede solicitar el auditor?
Dependerá de cada subvención, pero puede incluir la cuenta justificativa, facturas, justificantes de pago, documentación contable, contratos y otra documentación necesaria para comprobar la adecuada justificación de los fondos.
¿Una auditoría de subvenciones es lo mismo que una auditoría de cuentas?
No. La revisión de la cuenta justificativa tiene un objeto y alcance específicos. No supone que el auditor emita una opinión de auditoría sobre las cuentas anuales de la entidad beneficiaria.
¿Qué ocurre si existen gastos que no pueden justificarse?
El órgano concedente puede considerar determinados gastos no subvencionables y, dependiendo de las circunstancias, puede producirse una reducción de la ayuda o un reintegro total o parcial, entre otras consecuencias previstas legalmente.
Conclusión: una buena justificación empieza antes de recibir al auditor
La correcta justificación de una subvención requiere conocer desde el inicio las condiciones de la ayuda, mantener una adecuada trazabilidad de los gastos y disponer de documentación suficiente que permita acreditar el destino de los fondos recibidos.
Cuando las bases reguladoras exigen una cuenta justificativa con informe de auditor, preparar la documentación con antelación facilita el trabajo y permite detectar posibles incidencias antes de presentar la justificación.
¿Necesitas un auditor para justificar una subvención?
En ILO AUDITORS realizamos trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones y ayudas públicas que requieren la intervención de un auditor.
Si tu empresa, asociación o entidad ha recibido una ayuda y necesitas saber qué documentación preparar o si necesitas un informe de auditor, contacta con nosotros y estudiaremos las condiciones de tu subvención.